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夏勃川:ERP是公关广告行业的管理利器

发布时间:2017-04-18   来源:《国际公关》   作者:王竹君

  编者按:公关广告行业的发展日新月异,不断出现新的技术与业务形态,业务边界也越来越模糊,这些都为行业的业务管理带来了新的挑战。北京自由超越信息技术有限公司长期专注于公关广告行业ERP的研发与实施,专注于为公关广告行业提供信息化建设服务,可以有效地支撑公关广告行业的业务管理。为了了解ERP软件管理的重要性,协调与密切公关广告产业上下游的关系,以及深入了解行业管理要求等问题,《国际公关》记者对话该公司总经理夏勃川,听他讲述自由超越如何紧跟行业的发展变化,为行业提供适用和实用的管理软件。

 

 
自由超越Logo

 

  《国际公关》:您为何会将业务定位于服务公关广告公司?与其他行业相比,服务公关广告行业会有哪些不同?

  夏勃川:很早之前,我们就开始接触公关广告行业,对行业的业务与管理模式非常熟悉。同时,我们也拥有长期和丰富的ERP软件的技术开发经验,根据多年的管理软件的实践,最终将我们的产品定位为公关广告行业的ERP领域。FreedomERP正是我们推出的一款公关广告行业专用的ERP管理软件,主要是面向公关、广告、营销、传媒、数字营销等业务的全面管理。

  我们认为,每个行业都有自己的信息化建设的特殊性,比如,我们知道的很多传统行业,虽然看起来并非新兴行业,但是他们对业务和管理中的数据和逻辑,都具有相当高的要求。同样,公关广告行业的管理软件,也有其较为特殊的地方。这种特殊性,使得这个领域的信息化建设,很难用通用软件或通用软件的集成来解决,这也是我们定位的初衷,即专门为这个行业提供一套完整的符合业务管理要求的ERP软件。这是一个比较狭窄但却很深入的领域,我们做的不是通用软件,而是深入这一领域的专业ERP软件。

  公关广告行业对管理软件的要求,主要体现在围绕项目的业务管理上,包括客户,合同,供应商,项目,采购,财务等一系列重要的业务管理环节,而且这些环节均有特别密切的联系。同时,公关广告项目的物料清单具有高度的灵活性、多样性和离散性,这一点决定了和传统制造业的ERP,以及传统的项目管理有巨大的差异。

 

  《国际公关》:公关广告行业的管理核心是什么?

  夏勃川:公关广告行业,本身有复杂的形态和组成,在产业链的不同层级、不同规模、不同年代,甚至处于不同成长期的企业,对管理的核心要求都可能不同。就有一定规模的公关广告的上游企业来讲,其业务核心就是项目的管理。

  不过,对用户来讲,这里有一个很大的误区。所谓的公关广告行业的项目管理,并不是传统IT领域所讲的项目进度管理(类似于微软的Project软件),传统意义上的项目管理,通常适用于工程类的项目,其典型特征是:项目数量少,项目周期长(通常以数月或数年计算),规模大,过程规范(业务重复性强)。但对于公关广告行业的实际情况,与之相比则是:数量多,周期短,规模不等,类型复杂。面向不同行业的客户,服务类型从品牌服务到单个项目,任务的类型从简单的文案设计到复杂的活动执行,涉及各种繁杂细碎的任务和模式,执行周期通常为几天到一两个月,周期非常短,变化非常快,而项目的数量却很多。这种应用条件,很难将项目任务级别的管理,通过系统软件去落实,即使企业上了所谓的项目进度管理,其实效也会大打折扣。

  这种管理任务凭空增加了项目人员的负担,项目人员在执行这样频繁多样的项目过程时,精明和成熟的项目人员,通常有自己的规划和管理的方法,基本上可以适应项目的节奏,但如果要使系统的项目任务管理,则必须有更多的约束。通常这样的系统软件,功能的实用程度不会超过微软的Project或其他工程类的项目管理工具,简单程度也不会超过项目管理人员自己的文档工具,如PPT或EXCEL。所以,失败的风险非常大,这些问题都是管理软件落地的实际问题。

  因此,公关广告行业的业务管理核心,并不是项目的进度或任务管理,其核心是项目财务管理,即针对项目整个执行过程,从立项,预算报价,采购,借款,报销,支付,开票,回款,结算为主要周期,整个项目过程中贯穿的项目财务管理。以项目的成本控制为核心,围绕项目、采购、财务密切相关的业务而展开的管理,才是公关广告行业的业务管理的核心内容。而业务与财务的管理,也是公司必须进行管控的最核心和最基本的内容。

 

  《国际公关》:FreedomERP可以给客户带来哪些管理上的价值?

  夏勃川:FreedomERP涵盖了公关广告行业的核心管理业务,可以精确核算项目成本,为企业实现管理资源的积累,整合企业内部不同的部门资源,更高效地完成业务运营的管理。为业管,采购,财务等部门带来很多管理上的帮助。同时,在这些领域的管理方面,与其他软件相比,做得也更为深入和细致。

  我可以举以下例子,让大家了解FreedomERP的深入与灵活的管理功能。

  一、支持灵活和多级预算报价分类。我们的预算报价的分类不是固定采取一级或二级的简单级别,而是可以多层级的,这样就大大提高了业务人员预算的灵活性,企业什么样的项目都有可能接触到,不管是简单还是复杂的项目,用户都可以自如地完成项目预算。这种灵活性可以丰富用户应用的场景,尽量满足项目人员在管理上的要求。

  二、丰富的预算报价功能。用户可以在系统中同时完成项目的预算和报价,在预算和报价过程中,可以直接使用系统中标准的产品库。报价可以导出多种格式的EXCEL。同时,系统可以提供完整的预算结算过程管理。

  三、成本控制过程,更完整、更深入与实用。成本控制链,从项目的多版本的预算,多级别的预算明细以及预算明细的版本,关联到项目的采购,借款,报销,支付等多个业务环节,不仅深入细致,而且还结合各种应用的业务场景。与业务,采购,财务深入结合,解决企业管理的问题。为企业提供不同级别的成本控制的能力。

  公关广告行业涉及的成本的种类非常多,这一点在ERP中均有不同程度的体现,可以精确动态地为企业提供成本的核算。为项目人员和企业管理人员提供实时的项目核算数据。

 

 
软件界面插图
(说明:此图展现了一个项目的多个预算版本的对比,通过此图,
项目人员和管理人员可以方便而清晰地看到不同的预算版本的预算成本,利润的变化情况。)

 

  《国际公关》:FreedomERP与其他软件相比,有什么不同?

  夏勃川:首先,FreedomERP是基于ERP的设计架构不同,其架构是以解决企业核心业务管理为目标而设计的,并不是单纯解决某个层级,或某个领域的单个问题,因此,其设计上的要求及实施要求就比较高,更追求深入与精细。ERP讲求的是业务系统的高度整合与融合,而不是简单的拼凑或集成。

  而且,应用软件的领域也比较宽泛,不同的软件也有各自的特长,比如,以OA为架构的软件,强于流程管理与表单的定制,在企业内部的沟通,一般的行政与人事管理方面,相对应用较为普遍。但若以此类软件来解决公关的核心业务,一定是会有问题的。主要原因就是,这样的软件不是以解决企业复杂业务问题为目标。同时,对于企业要求更加深入的管理要求,此类软件也难于进一步拓展进而达成目标。而这一点,正是ERP软件所高度关注的。

  其次,设计目标不同,FreedomERP不是以解决通用的项目管理目标或服务型项目管理为目标,这个产品就是专门为公关广告行业的项目而设计的,因此,对于行业来讲,最具业务适用性,也最贴合行业的管理要求。

 

  《国际公关》:自由超越的核心竞争力和品牌特色是什么?

  夏勃川:我们产品的核心竞争力,是对于公关广告行业定位的专注,以及对技术的深入。从2005年到现在,我们已积累了十多年的技术管理经验,并一直随着这个行业成长,专注的定位可以使我们对行业需求的理解更为专业,管理功能更为深入,大家可以看到,我们的案例全部是公关广告行业的。而对于稍微跨不同行业的管理,需求是会有很大的差异的,那样必然导致对本行业专注的程度不够,因此,我们的核心竞争力与定位高度相关。

  技术创新,也是我们的核心竞争力之一,我们不是简单地通过技术集成拼凑而成的产品,而是认真严谨地分析行业需求,通过技术创新的手段,努力达到行业客户的管理要求。

  服务对于ERP软件的实施非常重要,管理软件不是给客户安装培训完即可,而应努力让系统在客户内部使用起来并发挥作用。在实施过程中,我们会认真与客户就内部的业务管理流程进行梳理,努力在实施中满足客户的要求,使之达成最好的实施效果,确保成功使用。

 

  《国际公关》:请您分析一下,公关广告公司信息化管理的行业现状,以及他们应如何选择适合自己的信息化管理软件?

  夏勃川:客户应选择适用和实用的软件,而不是片面追求表面的大而全的系统。

  对于公关广告的行业管理软件的选择,用户要有清晰和准确的认识,管理软件的范畴非常宽,客户在不同成长期,具有不同规模,对管理的要求均有可能不同。不能追求大而全的功能,有些客户希望上一次系统,就想把企业所有的管理功能都覆盖。那些表面看起来大而全的功能的系统,通常在实用性上和深入程度上,都可能达不到客户的要求。这样,产品的选型与项目实施的成功率也不会太高,客户的投资亦难以得到保护。

  因此,公关行业在选择软件时,应针对自己本阶段的主要目标,制订合理的信息建设规划,以确保优先完成核心业务为主要目标。如果选型失败,用户只有在实施和使用后,才能觉出自己的决策有所偏差。

  客户在选择软件时,如何选择实用与适用的系统,需要加深对软件行业应用的了解,以及对自身管理的重点及迫切程度的了解。举个简单的例子来描述,不同类型的管理软件在不同行业应用中存在差异,比如:“客户关系管理”。

  客户关系管理对于不同行业的管理要求有着显著的差异,管理的重点与内容完全不相同。对于大量最终客户的行业应用场景,比较典型的是金融、电信的用户,数量以数十万或百万计,这样的客户,通过记录和分析客户消费行业,进而提升客户服务,挖掘新的销售机会,产生新的价值会有很大帮助。再比如,房地产行业的客户关系管理。一般都是通过记录不同媒介带来的用户信息,进而转化为客户资料,以及销售对象的过程管理的客户关系管理,是将客户转化为销售机会的过程管理。这个管理过程,通常伴随着特殊的房地产行业的特点,如房地产项目,楼盘,户型,价格,媒介等信息。我们通过这两个应用场景可以让客户进行公关行业的同比,进而了解客户关系管理在行业管理中的要求是什么,重要性有哪些,而不是盲目地选择所谓的客户关系管理或销售管理。

  公关行业,不具备电信、金融、汽车消费领域那样大规模的客户数量,同时,不同行业的客户业务特点也不同,对于品牌服务来讲,维系关键客户的关系可能更为重要,对于开拓新行业与新客户来讲,数量也远远达不到房地产销售新增的客户数量规模。因此,公关行业管理软件中CRM与销售管理的需求的重要性和实用,就一目了然了。

  类似的,我们还可以深入地对其他应用领域的功能进行分析,进而得到相同的结论。因此客户在选型时不能只看表面的功能罗列,而需要深入了解软件应用的知识以及自身对管理要求的重点在哪里,通常能专注有效地解决几个核心问题,就已经很不错了。

 

  《国际公关》:公关广告行业急剧变化,给信息化管理软件行业带来了哪些挑战?请您分享一下,未来自由超越的发展方向和重心。

  夏勃川:近几年,公关广告行业的业态出现了快速的发展和变化,行业面临新的机遇与挑战,业务的创新与融合不断涌现,行业正面临新的挑战与机遇。作为专注于公关广告行业的软件服务商,我们也注意到了这一点。

  我们的目标很明确,会继续深入地与行业共同前进,密切跟踪行业动态,充分了解新业太对行业的影响,通过技术创新,持续努力为行业提供更符合业务管理要求和使用习惯的应用软件。随着产品的进步,我们也将在未来分享更多的管理功能与经验,让客户体会到真正的专注与专业。

(本文刊自《国际公关》第73期,转载请注明出处。)





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